Foire aux questions sur les appels d'offres des marchés publics

La FAQ vous apporte des réponses à vos questions


La foire aux questions (FAQ) est une aide en ligne synthétisant les différentes questions que vous pourriez vous poser lors de l’utilisation de notre plateforme de dématérialisation des appels d’offres.

Classée en différentes thématiques, son objectif est de vous donner plus d’autonomie en répondant immédiatement aux interrogations les plus fréquemment rencontrées par les utilisateurs.

Dans le cas où la FAQ ne répondrait pas à votre attente, vous pouvez nous joindre en cliquant ici ou par téléphone au 01 49 36 46 20 afin d’entrer directement en contact avec l'un de nos assistants.

Consultez les questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs de la plateforme


Un appel d'offres est une procédure qui permet à un commanditaire (État, collectivité territoriale, hôpital, etc.) de faire le choix de l'entreprise (le soumissionnaire qui sera le fournisseur) la plus à même de réaliser une prestation de travaux, fournitures ou services. Le but est de mettre plusieurs candidats en concurrence.

Les règles qui s'appliquent à ces contrats sont définies par la législation relative aux marchés publics.

Les documents de la consultation (DCE) contiennent tous les documents utiles aux candidats pour connaître le besoin de l'acheteur public. Les informations fournies doivent être suffisamment précises pour permettre aux entreprises de déterminer la nature du besoin et de décider de demander ou non à participer à la procédure.

MAPA : Marchés À Procédure Adaptée

Lorsqu'un acheteur public souhaite réaliser un achat dont la valeur estimée est inférieure aux seuils de procédure formalisée, il peut recourir à une procédure adaptée (ou Mapa).

Dans ce cas, il peut déterminer librement les modalités de la procédure dans le respect des principes de la législation en matière de marchés publics (liberté d'accès, égalité de traitement des candidats et transparence des procédures).

S'il prévoit de négocier les offres, il doit le préciser dans les documents de la consultation.

  • L'acheteur peut négocier avec certains ou tous les candidats, il doit le préciser dans les documents de la consultation.
  • La négociation peut permettre de faire baisser les prix ou les délais de livraison mais également d’améliorer la qualité technique de l'offre, voire de rattraper l’irrégularité d'une offre.

En haut de page, veuillez cliquer sur le bouton « Inscrivez-vous » en haut à droite de votre écran

L'inscription est gratuite et sans engagement.

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La dématérialisation, en matière de marchés publics, c’est la possibilité de conclure des marchés par voie électronique, par l’emploi d’une plateforme en ligne sur internet appelée « Profil d’acheteur ».

La plateforme de dématérialisation permet notamment aux acheteurs de publier leurs marchés, de mettre en ligne les documents de la consultation (DCE), de réceptionner par voie électronique les plis de réponse déposés par les candidats et les soumissionnaires etc…

L’utilisation de la solution de réponse par voie dématérialisée proposée par Klekoon est entièrement gratuite.

Dans le cas où l’organisme public exige la signature des documents qui doivent être déposés sur la plateforme, vous devez vous munir d’un certificat électronique de signature.

Le DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) contient tous les documents utiles aux candidats pour connaître le besoin de l'acheteur public. Les informations fournies doivent être suffisamment précises pour permettre aux entreprises de déterminer la nature du besoin et de décider de demander ou non à participer à la procédure.

Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics

Le DCE est introuvable ? Pas de panique, tout d'abord veuillez consulter les modalités d’obtention du DCE indiquées par l'organisme public sur son annonce. Attention, l'erreur la plus fréquente est d'indiquer trop de critères dans le moteur de recherche mis à votre disposition sur notre page d’accueil. Si malgré cela votre recherche ne donne toujours aucun résultat, veuillez contacter l'organisme public pour vérifier si le DCE a bien été mis en ligne.

Afin de répondre par voie dématérialisée à un marché, rendez-vous sur une consultation autorisant la réponse par voie électronique, vous trouverez un bouton « Répondre au marché »

Pour plus de détails, veuillez vous connecter à votre espace personnel et vous rendre dans l’onglet configuration pour consulter le « manuel utilisateur ».

Afin de répondre à un appel d’offres de marché public par voie électronique vous avez besoin d'un ordinateur, d’une connexion Internet et de la dernière version de Java.

Dans le cas où l’organisme public exige une signature, vous devez vous munir d’un certificat électronique de signature.

Connectez-vous à votre espace personnel, puis rechercher le marché concerné. Cliquez sur le bouton « Questions / Réponses » et saisissez votre question à destination de l ’établissement public (cette fonction est disponible uniquement sur les marché dématérialisés sur notre plateforme).

Tous les formats de fichiers sont acceptés par la plateforme.

Cependant, l’organisme public peut préciser dans son règlement de consultation (RC) les différents formats de fichiers qu’il autorise ; dans ce cas, vous devez impérativement respecter les consignes exigées.

Si aucun format de fichiers n’est précisé dans le RC, nous vous conseillons d’utiliser les formats classiques tels que : .doc, .pdf, .xls, .dwf (pour les plans)...

Pour plus de détails, veuillez vous connecter à votre espace personnel et vous rendre dans l’onglet configuration pour consulter le « manuel utilisateur ».

Pour obtenir des formulaires vierges de réponse aux appels d’offres de marchés publics, cliquez ici.

Avant de déposer votre pli de réponse, nous vous recommandons de consulter depuis votre espace personnel, dans l’onglet configuration le « manuel utilisateur ».

Si l’interface de réponse par voie électronique ne s’affiche pas sur votre ordinateur, vérifier que vous disposez de la dernière version de JAVA. Dans le cas où l’anomalie persiste, vérifier avec votre service informatique les droits d’accès à votre ordinateur.

La veille sur les marchés publics vous permet de surveiller à l’aide de vos critères de sélections, des milliers de sources d’information quotidiennement (BOAMP, JOUE, presses, sites web). Chaque jour, un balayage de l’ensemble de ces sources est réalisé afin de sélectionner et de vous envoyer par alerte email tous les nouveaux avis de marchés correspondants à votre activité et dans votre zone géographique.

Les avantages d'une veille sur les marchés publics sont :

  • La réception quotidienne des marchés publics qui vous intéressent.
  • Une veille efficace et précise pour ne rater aucun marché.
  • Un gain de temps dans la recherche des appels d’offres.

Pour souscrire au service de veille sur les marché publics, veuillez cliquer ici et remplissez le formulaire de demande d’informations pour qu’un chargé d’affaire puisse vous recontacter afin d’établir un devis personnalisé.

Le tarif pour l’abonnement au service de veille sur les marchés publics est calculé en fonction du nombre de départements à veiller, du nombre d’utilisateurs souhaité et les options supplémentaires choisies (ex : mise à disposition des DCE, lecture humaine, etc...). Pour en savoir plus sur cette offre, cliquez ici et remplissez le formulaire de demande d’informations pour qu’un chargé d’affaire puisse vous recontacter afin d’établir un devis personnalisé.

Liste des services pour la veille sur les marchés publics :

  • Veille sur les annonces d’appels d’offres de marchés publics
  • Veille et mise à disposition des DCE téléchargeables sur les sites veillés
  • Veille concurrentielle avec les attributions du BOAMP/JOUE
  • Formation aux marchés publics d'une durée d’un jour
  • Mise à disposition et suivi de DCE gratuits en version dématérialisée
  • Module de création automatique de dossier de candidature
  • Fonction de gestion et de suivi de vos marchés
  • Export de données au format Excel
  • Accès au moteur de recherche multicritère
  • Accès au Service Assistance / Hotline
  • Lecture humaine des DCE
  • Extraction des annonces de marchés publics au format XML
  • Extraction des avis d'attribution de marchés au format XML
  • Certificats électroniques de signature

Pour en savoir plus sur cette offre, cliquez ici.

Afin d’aborder les appels d’offres avec sérénité, nous proposons des formations sur les marchés publics accessibles à tous. Ces formations vous permettent d’être au fait des dernières évolutions réglementaires sur les marchés publics. Régulièrement mises à jour, ces formations vous permettront une maîtrise complète de la commande publique et des dernières tendances. Ces cours sont à la fois innovants, ludiques et vous aideront à renforcer l’efficacité de vos différents services. Pour plus de détails, consulter la rubrique « FORMATIONS » en cliquant ici.

Le coût d’une formation dispensée dans nos locaux est de 690 € HT par jour et par personne. Pour plus de détails, consultez la rubrique « FORMATIONS » en cliquant ici.

L’Organisme Paritaire Collecteur Agrée, ou plus simplement l’OPCA est une association à but non-lucratif dont la fonction est la collecte de fond auprès des entreprises afin de financer la formation professionnelle des salariés de ces dernières.

Les formations proposées par Klekoon peuvent être prisent en charge par un OPCA. Pour cela, il vous suffit de prendre contact avec votre OPCA afin de soumettre votre demande de financement. Votre OPCA peut décider de financer l'ensemble de la formation ou seulement une partie.

Klekoon ne garantit pas en cas de réponse favorable de la part de votre OPCA, une prise en charge complète ou partiel du financement de votre formation.

Selon certaines conditions, il est possible d'organiser une formation sur mesure. Pour plus de détails, veuillez contacter un chargé d’affaire en cliquant ici.

Le certificat électronique de signature est l’équivalent numérique de la signature manuscrite. Il permet d’identifier le signataire et de garantir l’intégrité du document.

Pour obtenir un certificat électronique de signature, veuillez cliquer ici.

Le délai de mise à disposition d’un certificat de signature est de 7 jours ouvrés. Le délai de livraison d'une commande est donné à titre indicatif et correspond à une estimation. Il est calculé à partir du jour suivant la réception de votre dossier de demande de certificat complet.

Klekoon décline toute responsabilité en cas de non-respect du délai de livraison causé par des services tiers : distribution du courrier, perte des produits ou tout autre évènement exceptionnel. Le lieu de livraison : en face-à-face dans un bureau de La Poste de votre choix.

Les fonctionnalités d’un certificat électronique de signature sont :

  • Signature de documents de marchés publics
  • Contrôle d'accès à un système d'information
  • Signature de documents électroniques (B2B)
  • Connexion et signature sur les téléservices ou les plates-formes transactionnelles
  • Télétransmissions et télédéclarations administratives (Acte, Hélios, Urssaf, TéléTVA, Sylaé, net-DUCS, télécarte grise, banques, …)
  • Signature lettres recommandées

Pour en savoir plus sur le certificat électronique de signature, cliquez ici.

Afin de vous assurer que votre ordinateur est bien configuré pour répondre à un marché par voie électronique, veuillez vous connecter à votre espace personnel et vous rendre dans l’onglet configuration pour effectuer un test des prérequis.

Pour ce faire, consulter la rubrique « Simulation d’une réponse par voie électronique » en cliquant ici.

ATTENTION ! La signature du zip (fichier(s) compressés) n’est pas recevable. Dans le cas où votre pli de réponse est sous la forme d’un dossier compressé, assurez-vous que chacune des pièces contenues dans le dossier soit signée individuellement.

Avant de déposer votre pli de réponse, veuillez consulter les exigences de taille des fichiers indiquées dans le RC (Règlement de la Consultation) fourni par l’organisme public.

Quelle que soit la taille maximale recommandée par l’acheteur public (tous lots confondus), il est possible de déposer un pli plus important. Assurez-vous au préalable, avec votre service informatique, que le « proxy » de votre réseau vous autorise à exporter des fichiers sans limite de taille, et que la mémoire centrale de votre poste de travail est suffisante pour pouvoir procéder à la signature et au chiffrement de fichiers massifs.

Si l’interface de réponse par voie électronique ne s’affiche pas sur votre ordinateur, vérifier que vous disposez de la dernière version de JAVA. Dans le cas où l’anomalie persiste, vérifier avec votre service informatique les droits d’accès à votre ordinateur.

Le dépôt de votre pli de réponse est estimé en fonction de sa taille, du débit de votre connexion Internet et de votre matériel informatique.

(Un exemple… : en moyenne le transfert d’un pli de 30 Mo dure environ 5 minutes).

Suite à l’envoi de votre pli de réponse, vous recevrez un accusé de réception dans votre boîte de messagerie électronique.

(Aussi, il arrive parfois que le mail soit déplacé par votre système de messagerie dans votre dossier Spams ou e-mails indésirables)

Dans le cas où vous ne recevez pas l’accusé de dépôt dans les 15 minutes, veuillez contacter le Service Assistance par e-mail à l’adresse de messagerie suivante : support@klekoon.com ou par téléphone au : 01 49 36 46 20.

Afin d’apposer plusieurs signatures sur vos documents de réponse, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous pour télécharger et installer un logiciel indépendant de signature : "XolidoSign" : http://www.xolido.com/instaladores/SetupXolidoSign.exe

Ensuite, veuillez suivre les instructions indiquées sur l’interface de signature.

Afin que l’acheteur public puisse vérifier votre signature, il est impératif d’indiquer dans vos documents de réponse l’adresse Url ci-dessous. Logiciel de vérification de signature : http://www.xolido.com/instaladores/SetupXolidoSign.exe

Des formulaires vierges de type DC, OUV sont accessibles en cliquant ici.

« La copie de sauvegarde » est une copie de votre pli de réponse destinée à se substituer à votre réponse par voie dématérialisée.

En principe elle doit être fournie à l’organisme public avant la date d’échéance du marché ; elle doit être au format papier ou sur un support physique de type Cd ou clé USB.

Pour plus de détails, veuillez consulter le règlement de consultation (RC) de l’organisme public.

Afin de déchiffrer vos plis de réponse, veuillez :

  1. Vérifier que l’installation de Java soit à jour sur votre ordinateur
  2. Vérifier que la clé de décodage soit correctement installée sur votre ordinateur
  3. Utiliser de préférence les navigateurs Chrome, Mozilla, Internet Explorer, Safari, Opéra
  4. Vérifier avec votre service informatique les droits d’accès à votre ordinateur.

Si l’interface de déchiffrement ne s’affiche pas sur votre écran, vérifier que vous disposez de la dernière version de JAVA.

Dans le cas où l’anomalie persiste, vérifier avec votre service informatique les droits d’accès à votre ordinateur.

Afin de télécharger et déchiffrer un pli de réponse, veuillez suivre les étapes suivantes :

  1. Rendez-vous dans votre espace de dématérialisation, repérez la consultation en ligne, puis cliquez sur le lien « Candidature » et / ou « Offre »
  2. Sur la page suivante, suivre les étapes suivantes dans l'ordre.
  • Ouvrez Bitdefender
  • Cliquez sur "Protection" dans le menu de gauche
  • Cliquez sur "Exceptions" dans "Prévention des menaces en ligne"
  • Inscrivez www.klekoon.com et cliquez sur ajouter
  • Cliquez sur Enregistrer et Fermer.

Veille sur les appels d’offres des marchés publics


La veille s’adresse aux entreprises qui recherchent une solution complète et efficace pour la gestion en ligne des marchés publics. Nous détectons quotidiennement de nouvelles opportunités d’affaires, tout en vous permettant de réduire les coûts de prospection commerciale. Ainsi, gagnez en productivité, et concentrez-vous sur le pilotage et suivi de votre activité commerciale.

Dématérialisation des marchés publics


Depuis 2005, la plateforme de dématérialisation des appels d’offres s’adresse aux établissements publics en leur permettant la mise en ligne de leurs avis de marchés, de leurs DCE et permet de recevoir les réponses des soumissionnaires par voie électronique. Sécurisée, et conforme à la réglementation, optez pour notre plateforme de dématérialisation.

Formations sur les marchés publics


Développez vos connaissances théoriques, pratiques, et maîtrisez le processus de la commande publique, en vous tournant vers nos formations. Régulièrement mises à jour en fonction des dernières tendances et des nouvelles réglementations, ces formations simples et accessibles à tous vous permettent d’aborder les appels d’offres de marchés publics avec sérénité.

Clé de décodage - dématérialisation


Destinée aux établissements publics, la clé de décodage est dédiée à la dématérialisation des marchés publics et se trouve être indispensable pour garantir la confidentialité des offres déposées par les candidats. Elle permet d’activer le module de réponse par voie électronique et de déchiffrer (décrypter) les plis de réponses déposés par les soumissionnaires.

Certificat électronique de signature


Le certificat électronique de signature Certinomis (RGS**, eIDAS) avec délivrance des codes d’accès en face à face strict est destiné aux entreprises privées et aux établissements publics. Il est l’équivalent numérique de la signature manuscrite et son rôle est de permettre l’authentification du signataire et de garantir l’intégrité du document pour tous types d'échanges dématérialisés.

Publication des marchés conclus l'année précédente


Chaque année, au cours du premier trimestre, le pouvoir adjudicateur publie une liste d'informations relatives aux marchés conclus l’année précédente, aux modifications de marchés apportées et aux noms des attributaires. Cette liste indique séparément les marchés de travaux, de fournitures, de services et sont regroupés par tranches en fonction de leurs montants.